Mikä on sähköinen taloushallinto ja miksi se on tärkeä pk-yrityksille?

Digitaalinen murros muokkaa liiketoimintaa kaikilla aloilla, eikä taloushallinto ole poikkeus. Suomalaisille pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille) sekä startupeille moderni taloushallinto tarjoaa merkittäviä mahdollisuuksia tehostaa toimintaa ja vapauttaa resursseja ydinliiketoiminnan kasvattamiseen. Mutta mitä sähköinen taloushallinto tarkalleen ottaen tarkoittaa?

Se on paljon enemmän kuin pelkkä sähköinen kirjanpito. Sähköinen taloushallinto kattaa yrityksen taloudellisten toimintojen kokonaisvaltaisen hallinnan digitaalisten työkalujen ja prosessien avulla.¹ Se ulottuu laskutuksesta ja maksuliikenteestä palkanlaskentaan, raportointiin, budjetointiin ja talouden suunnitteluun, hyödyntäen usein pilviteknologiaa ja automaatiota. Perinteinen taloushallinto itsessään sisältää nämä osa-alueet – kirjanpidon, tilinpäätökset, palkanlaskennan, veroilmoitukset, budjetoinnin ja taloussuunnittelun – mutta sähköisessä mallissa nämä prosessit digitalisoidaan ja integroidaan.² (Vastaus kysymyksiin: Mitä tarkoittaa sähköinen taloushallinto? Mitä taloushallinto pitää sisällään? Mitä kuuluu taloushallintoon?)

Pk-yrityksille ja startupeille tehokas taloushallinto on elintärkeää.⁷ Manuaaliset rutiinit, kuten paperilaskujen käsittely, kuittien mapitus ja tietojen syöttäminen järjestelmästä toiseen, sitovat valtavasti aikaa ja resursseja, jotka voisivat kohdistua asiakastyöhön, tuotekehitykseen tai myyntiin.⁸ Sähköinen taloushallinto ei ole vain työkalu tehokkuuden parantamiseen, vaan strateginen väline, joka vähentää virheitä, parantaa päätöksentekoa reaaliaikaisen tiedon avulla ja tukee yrityksen kasvua.¹ Vaikka taloushallinnon voisi ulkoistaa tilitoimistolle, on yrittäjän tärkeää ymmärtää perusasiat, sillä lopullinen vastuu yrityksen taloushallinnosta säilyy aina yrittäjällä itsellään.¹⁰ Siirtymä perinteisestä sähköiseen taloushallintoon edustaa muutosta prosessiajattelussa: reaktiivisesta kirjaamisesta siirrytään kohti proaktiivista, dataohjautuvaa talouden johtamista.

Sähköisen Taloushallinnon Keskeiset Ominaisuudet ja Hyödyt

Sähköinen taloushallinto mullistaa tavan, jolla yritykset hoitavat talouttaan. Sen ytimessä ovat ominaisuudet, jotka tekevät prosesseista sujuvampia, nopeampia ja läpinäkyvämpiä.

Keskeiset Ominaisuudet:

• Reaaliaikaisuus: Yksi merkittävimmistä eduista on pääsy ajantasaiseen taloustietoon missä ja milloin tahansa.¹ Toisin kuin perinteisessä mallissa, jossa raportit saattavat tulla viiveellä, sähköiset järjestelmät tarjoavat välittömän näkymän esimerkiksi kassatilanteeseen, myyntisaamisiin ja ostovelkoihin.²⁴
• Automaatio: Rutiinitehtävien, kuten ostolaskujen tietojen luvun, tiliöintiehdotusten, pankkitapahtumien täsmäytyksen ja toistuvien myyntilaskujen luonnin, automatisointi vähentää merkittävästi manuaalista työtä.²¹ Tämä vapauttaa aikaa analysointiin ja strategiseen suunnitteluun.
• Paperittomuus: Laskut, kuitit ja muut tositteet käsitellään ja arkistoidaan digitaalisesti. Tämä vähentää fyysisen paperin määrää, säästää tilaa ja tekee dokumenttien löytämisestä nopeaa ja helppoa.¹
• Tiedon Saatavuus & Läpinäkyvyys: Talousraportit ja keskeiset tunnusluvut ovat helposti saatavilla järjestelmästä, mikä parantaa päätöksentekoa. Lisäksi sähköinen alusta mahdollistaa sujuvamman yhteistyön yrityksen ja tilitoimiston välillä, kun molemmilla on pääsy samaan, ajantasaiseen tietoon.¹

Nämä ominaisuudet tuottavat konkreettisia hyötyjä pk-yrityksille:

Lista: 5 hyötyä sähköisestä taloushallinnosta

1. Ajansäästö ja Tehokkuus: Automaatio ja sujuvammat prosessit vähentävät manuaalista työtä ja nopeuttavat tehtävien suorittamista, jolloin aikaa jää ydinliiketoimintaan keskittymiseen.⁸
2. Kustannussäästöt: Paperin, tulostuksen, postituksen ja fyysisen arkistoinnin tarve vähenee. Automaatio voi vähentää työvoimakustannuksia ja virheistä johtuvia sanktioita.⁴
3. Parempi Päätöksenteko: Reaaliaikainen ja helposti saatavilla oleva data antaa selkeän kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta, mikä mahdollistaa tietoon perustuvien strategisten ja operatiivisten päätösten tekemisen.⁴ Tämä parantaa myös kassavirran hallintaa.⁷
4. Virheiden Vähentyminen: Automaatio minimoi inhimillisten virheiden riskin tietojen syötössä, laskelmissa ja siirroissa.⁸
5. Parempi Yhteistyö ja Uskottavuus: Yhteinen digitaalinen alusta tehostaa tiedonkulkua ja yhteistyötä yrityksen ja tilitoimiston välillä.¹ Ammattimainen, digitaalinen taloushallinto lisää myös yrityksen uskottavuutta esimerkiksi rahoitusneuvotteluissa.⁸

Siirtymällä sähköiseen taloushallintoon pk-yritys ei ainoastaan tehosta toimintaansa, vaan rakentaa vankempaa perustaa tulevaisuuden kasvulle ja parantaa kykyään reagoida muuttuviin markkinatilanteisiin. Vaikka automaatio hoitaa rutiinit, asiantuntijan rooli ei katoa – se muuttuu tietojen syöttäjästä strategiseksi neuvonantajaksi, joka hyödyntää järjestelmän tuottamaa tietoa yrityksen hyväksi.²⁹

Pilvipalvelut ja Kirjanpidon Automatisointi

Nykyaikainen sähköinen taloushallinto nojaa vahvasti kahteen teknologiseen perustaan: pilvipalveluihin ja automaatioon. Pilvipohjainen taloushallinto on käytännössä edellytys täysimääräiselle digitalisaatiolle ja sen tuomille hyödyille.

Pilvipalveluiden Rooli:

Pilvipohjaiset taloushallinto-ohjelmistot tarkoittavat, että ohjelmistoa ja sen tallentamaa dataa käytetään internetin välityksellä palveluntarjoajan palvelimilta, ei yrityksen omilta tietokoneilta.³⁷ Tämä tuo mukanaan useita etuja:

• Saavutettavuus: Tietoon pääsee käsiksi miltä tahansa laitteelta, jolla on internet-yhteys, ajasta ja paikasta riippumatta.²¹
• Automaattiset Päivitykset: Ohjelmisto pysyy aina ajan tasalla ilman erillisiä asennuksia.
• Skaalautuvuus: Palvelua on helppo laajentaa yrityksen kasvaessa.
• Kustannustehokkuus: Vältetään suuret alkuinvestoinnit laitteistoihin ja ohjelmistolisensseihin; maksu perustuu usein kuukausittaiseen käyttöön.²¹
• Tietoturva: Vastuulliset pilvipalveluntarjoajat investoivat tietoturvaan ja varmuuskopiointiin usein enemmän kuin yksittäinen pk-yritys pystyisi.³⁸

Pilvi on se alusta, joka mahdollistaa saumattoman tiedonkulun ja reaaliaikaisuuden, jotka ovat automatisointi kirjanpidon ytimessä.

Kirjanpidon Automatisointi Käytännössä:

Automaatio tarkoittaa manuaalisten, toistuvien työvaiheiden korvaamista ohjelmiston suorittamilla toiminnoilla. Esimerkkejä käytännön automaatiosta:

• Ostolaskujen Käsittely:
  • Sähköisten laskujen (verkkolaskujen) vastaanotto suoraan järjestelmään.¹
  • Paperilaskujen ja kuittien skannaus mobiilisovelluksella (esim. eTasku ¹) ja tietojen automaattinen luku (OCR-tekstintunnistus).
  • Laskujen automaattinen reititys oikeille hyväksyjille ennalta määriteltyjen sääntöjen perusteella.
  • Tekoälyä hyödyntävät tiliöintiehdotukset, jotka nopeuttavat kirjaamista.²⁸
  • Hyväksyttyjen laskujen siirto maksuun suoraan järjestelmästä ilman erillistä verkkopankkiin kirjautumista.¹
• Myyntilaskutus:
  • Toistuvien laskujen (esim. kuukausiveloitukset) automaattinen luonti ja lähetys.
  • Laskujen lähetys sähköisesti verkkolaskuna tai sähköpostitse.¹
  • Pankkiyhteyden kautta tapahtuva automaattinen maksusuoritusten seuranta ja kohdistaminen avoimiin laskuihin.³⁴
  • Automaattiset maksumuistutukset myöhässä olevista laskuista.
• Kuittien Käsittely: Mobiilisovellukset kuittien kuvaamiseen ja tietojen automaattiseen tallentamiseen kirjanpitoon.¹
• Pankkiyhteys: Tiliotteiden automaattinen nouto ja tapahtumien täsmäytys kirjanpidon tapahtumiin, mikä nopeuttaa kuukausittaista täsmäytystyötä.³⁴

Pilvipalvelut ja automaatio yhdessä vähentävät merkittävästi taloushallinnon ”kitkaa”, nopeuttavat prosesseja kuten laskujen kiertoaikaa ja maksujen saamista, mikä puolestaan parantaa yrityksen kassavirtaa ja ennustettavuutta.³³ Ne eivät ainoastaan tehosta nykyisiä toimintatapoja, vaan mahdollistavat kokonaan uudenlaisen, proaktiivisemman tavan hallita yrityksen taloutta.

API-Yhteydet ja Tietojärjestelmien Integraatio

Pelkkä taloushallinnon digitalisointi ei riitä, jos tieto ei liiku saumattomasti eri järjestelmien välillä. Tässä avainrooliin nousevat API-rajapinnat (API-yhteys talousjärjestelmissä), jotka toimivat kuin digitaalisina tulkkeina ja mahdollistavat eri ohjelmistojen keskustelun keskenään.

API-rajapintojen Merkitys:

API (Application Programming Interface) eli ohjelmointirajapinta on standardoitu tapa, jolla eri ohjelmistot voivat pyytää ja jakaa tietoa keskenään automaattisesti. Taloushallinnon kontekstissa tämä tarkoittaa, että kirjanpito-ohjelmisto voi ”keskustella” esimerkiksi varastonhallinnan, verkkokaupan tai asiakkuudenhallinnan (CRM) järjestelmän kanssa ilman manuaalista tiedonsiirtoa. Tämä luo yhtenäisen digitaalisen ekosysteemin, jossa tieto virtaa reaaliaikaisesti ja virheettömästi sinne, missä sitä tarvitaan.

Integraatioesimerkit ja Hyödyt PK-yritykselle:

API-rajapintojen avulla taloushallinnon järjestelmä voidaan integroida lukuisiin muihin yrityksen käyttämiin järjestelmiin, mikä tuo merkittäviä hyötyjä:

• ERP (Toiminnanohjausjärjestelmä): Tilaus-, varasto- ja tuotantotiedot siirtyvät automaattisesti taloushallintoon. Tämä mahdollistaa tarkan kustannuslaskennan, katetuottoseurannan ja ajantasaisen varaston arvon kirjanpidossa. Manuaalinen kaksoiskirjaaminen poistuu.¹
• CRM (Asiakkuudenhallintajärjestelmä): Asiakastiedot, myyntimahdollisuudet ja sopimukset voidaan linkittää laskutukseen ja maksusuorituksiin. Tämä antaa 360 asteen näkymän asiakkuuteen ja tehostaa myynti- ja asiakaspalveluprosesseja.
• Verkkokauppa: Myyntitilaukset, tuotetiedot ja maksutapahtumat siirtyvät automaattisesti verkkokauppa-alustalta kirjanpito-ohjelmaan. Tämä nopeuttaa tilausten käsittelyä, vähentää virheitä ja varmistaa myynnin kirjaamisen oikein.²¹
• Palkkahallinto: Palkkatiedot (bruttopalkat, ennakonpidätykset, sosiaaliturvamaksut) siirtyvät suoraan palkanlaskentajärjestelmästä kirjanpitoon oikeille tileille, mikä helpottaa palkkakulujen seurantaa ja täsmäytystä.¹
• Pankit: Reaaliaikaiset pankkiyhteydet (PSD2-rajapinnat) mahdollistavat tiliotteiden automaattisen noudon ja maksujen suorittamisen suoraan taloushallinto-ohjelmasta.³⁴
• Toimialakohtaiset Ohjelmistot: Monilla aloilla, kuten rakentamisessa tai sosiaali- ja terveysalalla, on käytössä erikoisohjelmistoja (esim. projektinhallinta, potilastietojärjestelmät). API-integraatiot mahdollistavat näidenkin järjestelmien liittämisen taloushallintoon.⁴²

API-rajapinnat ovat siis se ”liima”, joka sitoo yrityksen digitaaliset työkalut yhteen ja mahdollistaa todellisen, läpi organisaation ulottuvan prosessiautomaation. Ne poistavat tietosiiloja ja manuaalista tiedonsiirtoa osastojen välillä. Kun valitaan taloushallinnon ohjelmistoa, erityisesti kasvua tavoittelevan pk-yrityksen kannattaa kiinnittää huomiota ohjelmiston API-kyvykkyyksiin ja valmiiden integraatioiden laajuuteen.⁴⁰ Tämä varmistaa, että järjestelmä skaalautuu ja toimii yhteen muiden, tulevaisuudessa käyttöön otettavien työkalujen kanssa.

Tietoturva ja Lainsäädäntö – Mitä Pitää Huomioida?

Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon herättää luonnollisesti kysymyksiä tietoturvasta ja lainsäädännön vaatimuksista. On tärkeää ymmärtää, miten nämä asiat on huomioitu moderneissa järjestelmissä ja mitkä ovat yrityksen omat vastuut.

Tietoturva Sähköisessä Taloushallinnossa:

Huoli tietojen turvallisuudesta on ymmärrettävä, mutta nykyaikaiset, hyvämaineiset pilvipohjaiset taloushallinto-ohjelmistot tarjoavat usein pk-yrityksen omia järjestelmiä paremman tietoturvan tason.⁴⁴ Palveluntarjoajat panostavat merkittävästi tietoturvaan käyttämällä mm.:

• Salausta: Tiedonsiirto ja tallennettu data salataan.
• Varmuuskopiointia: Data varmuuskopioidaan säännöllisesti ja useisiin paikkoihin.²³
• Pääsynhallintaa: Käyttöoikeuksia voidaan rajata tarkasti roolien ja vastuiden mukaan.
• Palomuurit ja Tunkeutumisen Havainnointi: Suojaus ulkoisia uhkia vastaan.

On kuitenkin muistettava, että myös yrityksellä itsellään on vastuu tietoturvasta: vahvojen salasanojen käyttö, käyttöoikeuksien säännöllinen tarkistaminen ja henkilöstön kouluttaminen tietoturvakäytäntöihin ovat olennaisia.¹²

Lainsäädäntö Suomessa:

Suomen lainsäädäntö tukee ja säätelee sähköistä taloushallintoa. Keskeisimmät huomioitavat asiat liittyvät Kirjanpitolakiin ja tietosuojaan:

• Kirjanpitolaki (1336/1997 muutoksineen):
  • Sähköinen Aineisto: Kirjanpitolaki hyväksyy täysin sähköisen kirjanpidon ja arkistoinnin. Paperitositteet, kuten kuitit, voidaan skannata tai kuvata sähköiseen muotoon, ja alkuperäisen voi hävittää, kunhan digitaalinen kopio on selkeä ja täyttää tositteen vaatimukset.²⁶ Aineiston eheys ja luettavuus on varmistettava koko säilytysajan.³⁸
  • Aukoton Kirjausketju (Audit Trail): Lain vaatimus siitä, että liiketapahtuman yhteys tositteeseen ja kirjaukseen on vaikeuksitta todettavissa, toteutuu integroiduissa sähköisissä järjestelmissä usein paremmin kuin manuaalisissa prosesseissa.⁴⁸
  • Säilytysajat: Laki määrittelee vähimmäissäilytysajat kirjanpitoaineistolle. Nämä ovat kriittisiä noudattaa:
    • Tositteet (kuitit, laskut, tiliotteet, matkalaskut jne.) sekä liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto (esim. veroilmoitukset): Vähintään 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.³⁸
    • Kirjanpidot (päivä- ja pääkirjat), tilinpäätös liitetietoineen, toimintakertomus, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: Vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta.³⁸
    • Erityistapauksia: EU-tukien ja kiinteistöinvestointien ALV-vähennyksiin liittyvien tositteiden säilytysaika voi olla pidempi (esim. 13 vuotta ALV:n osalta).⁴⁷

    (Vastaus kysymyksiin: Kauanko yrityksen kirjanpito pitää säilyttää? Mitä yrityksen pitää arkistoida? Minkä vuoden kirjanpidon saa hävittää? – Aineiston saa hävittää vasta lakisääteisen vähimmäissäilytysajan päätyttyä.)

Kirjanpitoaineiston Lakisääteiset Vähimmäissäilytysajat Suomessa

Aineistotyyppi	Vähimmäissäilytysaika	Laskentaperuste
Tositteet (kuitit, laskut, tiliotteet, jne.), liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto	6 vuotta	Tilikauden päättymisvuoden lopusta
Kirjanpidot (päivä- ja pääkirjat), Tilinpäätökset, Toimintakertomukset	10 vuotta	Tilikauden päättymisvuoden lopusta
Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista	10 vuotta	Tilikauden päättymisvuoden lopusta
Kiinteistöinvestointien ALV-tositteet (tarkistusoikeuden osalta)	13 vuotta	Tarkastuskauden alkamisvuoden lopusta

• Hyvä Kirjanpitotapa: Tämä yleisperiaate edellyttää, että kirjanpito antaa oikean ja riittävän kuvan yrityksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Se vaatii selkeyttä, johdonmukaisuutta ja varovaisuutta.^{16, 48}
• Kirjausten Ajantasaisuus: Käteismaksut on kirjattava viipymättä.⁵² Muut kirjaukset tulee tehdä niin, että esimerkiksi kuukausittaiset ALV-ilmoitukset voidaan laatia ajallaan kirjanpidon pohjalta.^{6, 52} Kirjanpitoa voi siis tehdä ”jälkikäteen” tiettyyn pisteeseen asti, mutta lakisääteisiä määräaikoja (kuten ALV-ilmoitukset) on noudatettava, eikä kirjaamista voi lykätä loputtomiin. Kuukausittainen kirjanpito on yleinen käytäntö ALV-velvollisilla yrityksillä.⁶ (Vastaus kysymyksiin: Voiko kirjanpidon tehdä jälkikäteen? Pitääkö kirjanpito tehdä kuukausittain?)
• GDPR (Yleinen Tietosuoja-asetus): Koska taloushallinnon aineisto sisältää usein henkilötietoja (työntekijöiden palkat, asiakkaiden yhteystiedot laskuilla), on GDPR:n vaatimukset henkilötietojen käsittelystä, säilytyksestä ja poistamisesta huomioitava.⁴⁵

Taloustietojen Julkisuus:

Suomessa kaupparekisteriin (PRH) rekisteröityjen yritysten, kuten osakeyhtiöiden, tilinpäätöstiedot ovat pääsääntöisesti julkisia asiakirjoja sen jälkeen, kun ne on toimitettu rekisteriin.⁵⁰ (Vastaus kysymykseen: Onko yrityksen taloustiedot julkisia?)

Digitaalinen taloushallinto helpottaa lakisääteisten velvoitteiden, kuten säilytysaikojen ja audit trailin, hallintaa, mutta edellyttää yritykseltä ymmärrystä vaatimuksista ja huolellisuutta järjestelmien ja prosessien valinnassa ja käytössä.

Parhaat Sähköiset Taloushallinto-ohjelmistot 2025

Suomen markkinoilla on tarjolla useita laadukkaita taloushallinnon ohjelmistoja, jotka soveltuvat erikokoisille ja eri tarpeisiin vastaaville pk-yrityksille. Oikean ohjelmiston valinta on strateginen päätös, joka vaikuttaa tehokkuuteen, kustannuksiin ja skaalautuvuuteen.

Suosituimpia Ohjelmistoja Suomessa:

Alla on esitelty joitakin Suomessa yleisesti käytettyjä sähköisen taloushallinnon ohjelmistoja:

• Fennoa: Moderni, suomalainen vaihtoehto, joka tunnetaan helppokäyttöisyydestään ja hyvistä integraatiomahdollisuuksistaan, esimerkiksi verkkokauppojen kanssa. Se kattaa laajasti taloushallinnon osa-alueet, kuten myynti- ja ostolaskutuksen sekä pankkiyhteydet.³⁴ (Vastaus kysymykseen: Mikä on fennoa?)
• Procountor: Yksi markkinajohtajista Suomessa, tarjoaa skaalautuvia paketteja (Alku, Kevyt, Perus, Plus) mikroyrityksistä suurempiin pk-yrityksiin. Tunnetaan monipuolisista ominaisuuksistaan, laajasta käytöstä tilitoimistoissa ja hyvistä integraatiomahdollisuuksista.¹
• Netvisor: Visma-konserniin kuuluva älykäs ohjelmisto, joka sopii erityisesti keskisuurille ja kasvaville yrityksille. Vahvuuksia ovat automaatio-ominaisuudet, yli 300 valmista integraatiota eri järjestelmiin ja visuaalinen raportointi.¹
• Fivaldi: Kotimainen, pitkään markkinoilla ollut järjestelmä, joka soveltuu pk-yrityksille ja mahdollistaa joustavan yhteistyön tilitoimiston kanssa sekä perinteisempiä että täysin sähköisiä toimintatapoja hyödyntäen.¹
• Heeros: Tarjoaa modulaarisen ratkaisun, joka mahdollistaa sähköiseen taloushallintoon siirtymisen vaiheittain. Soveltuu pk-yrityksille ja tarjoaa sekä yksittäisiä ratkaisuja (esim. ostolaskujen kierrätys) että kokonaispaketin.²⁵
• Muita vaihtoehtoja: Pienemmille toimijoille, erityisesti toiminimille, vaihtoehtoina voivat olla myös Holvi (joka yhdistää yritystilin ja laskutustyökalut) ²² tai Kitsas (kasvava, edullinen vaihtoehto).⁴⁰ Lisäksi eTasku on suosittu erillinen sovellus kuittien ja matkalaskujen hallintaan.¹

Ohjelmiston Valintakriteerit:

Oikean ohjelmiston valinta vaatii huolellista harkintaa. Pelkkä hinta tai tilitoimiston suositus ei yksin riitä.⁴⁰ Huomioi ainakin seuraavat tekijät:

• Yrityksen Koko ja Monimutkaisuus: Kuinka paljon laskuja ja kuitteja käsitellään kuukausittain? Kuinka monta työntekijää on? ⁴⁰
• Toimialakohtaiset Tarpeet: Tarvitaanko erityisominaisuuksia, kuten projektilaskentaa, varastonhallintaa tai osatuloutusta? ⁴⁰
• Integraatiotarpeet: Mitä muita järjestelmiä (ERP, CRM, verkkokauppa, toimialakohtaiset ohjelmat) pitäisi pystyä yhdistämään taloushallintoon? ²¹
• Käytettävyys: Onko ohjelmisto helppokäyttöinen yrittäjälle ja henkilöstölle? ⁵⁷
• Yhteensopivuus Tilitoimiston Kanssa: Käyttääkö tilitoimistosi ohjelmistoa tai onko heillä siihen osaamista? Sujuva yhteistyö on avainasemassa.³¹
• Kustannukset: Miten ohjelmiston hinta muodostuu (kiinteä kuukausimaksu, tapahtumamäärän mukaan, käyttäjäkohtainen)? Mitä lisäkuluja voi syntyä (esim. käyttöönotto, lisämoduulit)? ¹¹
• Skaalautuvuus: Pystyykö ohjelmisto kasvamaan yrityksen mukana tulevaisuudessa? ⁴⁰

Ohjelmiston valinta on investointi yrityksen tulevaisuuteen. Se vaikuttaa paitsi päivittäiseen tehokkuuteen, myös kykyyn hyödyntää dataa strategisesti ja tehdä yhteistyötä kumppaneiden, kuten tilitoimiston, kanssa.²¹

Kuinka Aloittaa – Sähköiseen Taloushallintoon Siirtymisen Vaiheet + CTA

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen voi tuntua suurelta harppaukselta, mutta huolellisella suunnittelulla ja oikeilla kumppaneilla se on hallittavissa oleva prosessi, joka tuo pitkäaikaisia hyötyjä. Tässä käytännön askeleet pk-yritykselle:

Käytännön Askeleet Siirtymiseen:

1. Tarpeiden Kartoitus: Aloita sisäisellä arvioinnilla. Mitkä ovat nykyisten taloushallinnon prosessien suurimmat haasteet ja pullonkaulat? Mitä halutaan saavuttaa digitalisaatiolla (esim. ajansäästö, parempi raportointi, virheiden vähennys)? Mitä toimintoja (kirjanpito, laskutus, palkanlaskenta) halutaan hoitaa sähköisesti? Mitä integraatioita muihin järjestelmiin tarvitaan nyt tai tulevaisuudessa? ¹⁰
2. Keskustelu Kirjanpitäjän Kanssa: Ota tilitoimistosi mukaan prosessiin mahdollisimman aikaisin. Keskustelkaa heidän kokemuksistaan eri ohjelmistoista, heidän tarjoamistaan palvelumalleista sähköisessä ympäristössä ja siitä, miten yhteistyö käytännössä toimisi uudella alustalla. Heidän asiantuntemuksensa on arvokasta ohjelmistovalinnassa.¹¹
3. Ohjelmistojen Vertailu & Valinta: Tutki ja vertaile edellisessä osiossa mainittuja ja muita potentiaalisia ohjelmistoja kartoitettujen tarpeiden pohjalta. Pyydä tarjouksia ja ohjelmistoesittelyjä (demoja) muutamalta sopivimmalta vaihtoehdolta. Älä tuijota vain hintaa, vaan arvioi kokonaisuutta: ominaisuudet, käytettävyys, integraatiot, tuki ja skaalautuvuus.³¹
4. Käyttöönotto & Koulutus: Kun ohjelmisto on valittu, suunnittele käyttöönotto huolellisesti. Tähän kuuluu mm. perustietojen määrittely, mahdollinen historiatietojen siirto ja pankkiyhteyksien avaaminen. Varmista, että kaikki järjestelmää käyttävät henkilöt saavat riittävän koulutuksen. Monet ohjelmistotoimittajat ja tilitoimistot tarjoavat käyttöönottopalveluita ja koulutusta.¹³
5. Prosessien Muokkaus: Sähköinen järjestelmä mahdollistaa usein tehokkaampia työtapoja. Älä yritä vain digitoida vanhoja manuaalisia prosesseja, vaan mieti, miten työnkulkuja voidaan optimoida hyödyntämään uuden järjestelmän automaatiota ja integraatioita.

Huomioitavia Kustannuksia ja Säästöjä:

Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon on investointi. Kustannuksia syntyy ohjelmiston kuukausi- tai vuosimaksuista sekä mahdollisista käyttöönottomaksuista.⁵⁶ Pienen yrityksen kirjanpidon hinta tilitoimiston kautta sähköisillä työkaluilla alkaa tyypillisesti noin 50–150 eurosta kuukaudessa riippuen palvelun laajuudesta ja tositemääristä.¹¹ Tilinpäätös sisältyy usein kuukausipakettiin tai maksaa erikseen muutamasta sadasta eurosta ylöspäin.²⁷ (Vastaus kysymyksiin: Paljonko maksaa pienen yrityksen kirjanpito? Paljonko tilinpäätös maksaa?)

Näitä kustannuksia tulee verrata nykyisiin kuluihin ja saavutettaviin hyötyihin. Säästöjä syntyy vähentyneestä manuaalisesta työstä (sekä yrittäjän että mahdollisesti kirjanpitäjän), pienentyneistä materiaalikuluista ja virheiden vähenemisestä.²⁹ Vertailukohtana voi pitää myös oman henkilöstön palkkaamisen kustannuksia. Suomessa kirjanpitäjän mediaanipalkka on Oikotien mukaan noin 2750 €/kk ja palkanlaskijan noin 2800 €/kk.⁶² KLT-tutkinnon suorittaneen asiantuntijan palkka on korkeampi, noin 3550 €/kk.⁶³ Sähköiset työkalut ja automaatio voivat tehdä ulkoistamisesta tai osittaisesta itse tekemisestä (ohjelmiston avulla) kustannustehokkaampaa kuin täysin oman henkilön palkkaaminen, erityisesti pk-yrityksissä. (Vastaus kysymykseen: Paljonko kirjanpitäjä tienaa?)

Muita Huomioita Aloittavalle:

• Toiminimen Tilikausi: Yksityisen elinkeinonharjoittajan (toiminimi) tilikausi on lähtökohtaisesti kalenterivuosi (1.1.-31.12.), erityisesti jos käytetään yhdenkertaista kirjanpitoa. Kahdenkertaista kirjanpitoa pitävä toiminimi voi poiketa kalenterivuodesta. Tilikausi vahvistetaan yritystä perustettaessa ja tieto löytyy YTJ-järjestelmästä tai OmaVerosta.¹⁹ (Vastaus kysymykseen: Mistä näkee toiminimen tilikauden?)
• Tilikauden Tappio: Jos yrityksen kulut ylittävät tulot tilikaudella, syntyy tappiota. Tilikauden tappio pienentää yrityksen omaa pääomaa taseessa.³¹ (Vastaus kysymykseen: Mihin tilikauden tappio kirjataan?)
• Kirjanpidon Tekeminen Itse: Lain mukaan kirjanpidon voi tehdä itse, ja tämä on yleisintä pienillä toiminimiyrittäjillä, jotka voivat käyttää yhdenkertaista kirjanpitoa (tietyin kokorajoituksin).²⁰ Osakeyhtiön on aina pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa.⁶⁹ Vaikka itse tekeminen säästää suoria kuluja, se vaatii aikaa, osaamista ja tarkkuutta. Virheet voivat tulla kalliiksi. Siksi useimmat yritykset hyödyntävät joko tilitoimiston palveluita tai helppokäyttöisiä sähköisiä kirjanpito-ohjelmia, jotka automatisoivat osan työstä ja ohjaavat prosessia.¹⁹ (Vastaus kysymykseen: Voiko kirjanpidon tehdä itse?)

Nyt on oikea aika arvioida yrityksesi taloushallinnon nykytila ja ottaa askel kohti tehokkaampaa ja modernimpaa toimintatapaa. Pk-yritys talousdigitaalisuus ei ole enää tulevaisuutta, vaan tätä päivää.

Ota ensimmäinen askel kohti tehokkaampaa taloushallintoa jo tänään! Kartoita nykyiset prosessisi ja keskustele mahdollisuuksista kirjanpitäjäsi kanssa tai pyydä esittelyä modernista taloushallinnon ohjelmistosta.

Kysy Lisää Asiantuntijoiltamme